درحال مشاهده: کنفرانس بین المللی عمران،معماری و شهرسازی با رویکرد سرمایه ملی - مطالب ابر PMO

ادعونیاهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

5 ﭼﯿﺰ ﮐﻪ ﯾﮏ دﻓﺘﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه PMO در ﺣﺎل ﺣﺎﺿﺮ ﺑﺎﯾﺪ اﻧﺠﺎم دﻫﺪ

1398/07/15
07:19
امیرحسین ستوده بیدختی
دﻓﺎﺗــﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه، ﺑﻪ واﺳــﻄﻪ ﺗﻮاﻧﺎﯾﻰ آﻧﻬﺎ ﺑــﺮاى اراﺋﻪ ارزش ﺑﻪ ﺳــﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﯾﺎ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﺎﻧﺸــﺎن ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺷﺪه اﻧﺪ. ﻫﺮ ﭼﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎى PMO ﺑﺎﻟﻎ ﺗﺮ ﻣﻰ ﺷــﻮﻧﺪ، ﺑﺮاﯾﺸــﺎن دﺷــﻮارﺗﺮ ﻣﻰ ﮔﺮدد ﮐﻪ ارزش ﮐﺎرى ﺧﻮد را ﺑﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻧﺸﺎن دﻫﻨﺪ.
در اﯾﻨﺠﺎ ﺑﻪ ﭘﻨﺞ ﻣﻮرد اﺷﺎره ﻣﻰ ﺷﻮد ﮐﻪ PMOﻫﺎ ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺮ آﻧﻬﺎ ﺗﻤﺮﮐﺰ ﮐﻨﻨﺪ ﺗﺎ ﺧﻮد را در ﺳﻄﺢ ﺑﻌﺪى" ﺑﻠﻮغ و ارزش ﺣﺮﻓﻪ اى ﻗﺮار دﻫﻨﺪ:
 ﻣﻄﻤﺌﻦ ﺷـﻮﯾﺪ ﮐـﻪ ﻣﻰ ﺗﻮاﻧﯿﺪ اﻫﺪاﻓﻰ ﺷـﻔﺎف و ﻗﺎﺑﻞ اﻧـﺪازه ﮔﯿـﺮى، ﻓﺮاﺗـﺮ از ROI، را اراﺋﻪ ﮐﻨﯿﺪ. ﺑﺴــﯿﺎر ﻣﺸــﺎﻫﺪه ﻣﻰ ﺷــﻮد ﮐﻪ ﭘﯿﺸــﻨﻬﺎدات )ﭘﺮوﭘﻮزال ﻫﺎى( ﭘﺮوژه- ﺑﺎ ﺗﺄﯾﯿــﺪ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ و ﺑﻮدﺟﻪ- ﺑﻪ ﺳــﺎزﻣﺎن PMO اراﺋﻪ ﻣﻰ ﺷــﻮد، ﺑﺪون آﻧﮑﻪ اﻫﺪاف ﮐﺎرى ﻗﺎﺑﻞ اﻧﺪازه ﮔﯿﺮى و ﺷﻔﺎف داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ. PMO ﺑﺎ ﺗﺄﮐﯿﺪ ﺑــﺮ اﯾﻨﮑﻪ اﯾﻨﮕﻮﻧﻪ اﻫﺪاف ﻗﺎﺑــﻞ اﻧﺪازه ﮔﯿﺮى، ﺑﺨﺸﻰ ﺿﺮورى از ﯾﮏ ﭘﯿﺸــﻨﻬﺎد ﮐﺎرى اﺳﺖ، ﻧﻪ ﺗﻨﻬﺎ ﻣﻰ ﺗﻮاﻧﺪ ﺑﺮاى ﺳــﺎزﻣﺎن ارزش آﻓﺮﯾﻦ ﺑﺎﺷــﺪ، ﺑﻠﮑﻪ ﻣﻰ ﺗﻮاﻧﺪ ﻣﺸــﮑﻼت 
 PMOرا ﻧﯿﺰ ﮐﺎﻫﺶ دﻫﺪ.
 ﺑﺎ زﺑﺎن ﺣﺮﻓﻪ اى ﺻﺤﺒﺖ ﮐﻨﯿﺪ. ﻣﻄﻤﺌﻦ ﺷــﻮﯾﺪ ﮐﻪ ﺗﻮﺟﯿﻪ ﭘﺮوژه، ﺑﺎ اﺳﺘﺮاﺗﮋى ﺗﺠﺎرى ﺳﺎزﻣﺎن، ﺳﺎزﮔﺎر اﺳﺖ.
 ﻧﺘﺎﯾـﺞ- و ﻧﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎى- ﻣﺴـﺘﺤﮑﻢ و ﻗﺎﺑﻞ اﻃﻤﯿﻨﺎن اراﺋـﻪ ﮐﻨﯿـﺪ. ﺑﺎرﻫﺎ اﯾــﻦ ﺟﻤﻠﻪ را دﯾﺪه و ﺷــﻨﯿﺪه اﯾﻢ: ﻣﺎ ﯾﮏ ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﻣﺴــﺘﺤﮑﻢ دارﯾﻢ ﮐــﻪ ﺗﻤﺎﻣﻰ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ﺑﺎﯾــﺪ آﻧﺮا رﻋﺎﯾﺖ ﮐﻨﻨﺪ!". ﺗﻮﺟﻪ داﺷــﺘﻪ ﺑﺎﺷــﯿﺪ ﮐﻪ ﯾﮏ اﺑﺰار ارزﺷﻤﻨﺪ، ﻧﺘﺎﯾﺞ ﻗﺎﺑﻞ اﻃﻤﯿﻨﺎن و ﻣﻮﻓﻘﯿﺖ ﭘﺮوژه را ﺗﻀﻤﯿﻦ ﻧﻤﻰ ﮐﻨﺪ.
 ﻣﺤﺪودﯾـﺖ ﻫـﺎى ﻇﺮﻓﯿـﺖ ﻣﻨﺎﺑﻊ را ﺷﻨﺎﺳـﺎﯾﻰ ﮐﻨﯿﺪ. ﺑﺴــﯿﺎرى از PMOﻫــﺎ در اﻧﺠﺎم ﭘﺮوژه ﻫﺎ، ﺑﺎ درﺧﻮاﺳــﺖ ﻫﺎى ﺑﺴــﯿﺎر زﯾﺎد، ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺑﺴﯿﺎر اﻧﺪك، ﯾﺎ ﺗﺮﮐﯿﺒﻰ ﻧﺎدرﺳﺖ از ﻣﻬﺎرت ﻫﺎ دﺳــﺖ ﺑﻪ ﮔﺮﯾﺒﺎﻧﻨﺪ. ﮔﺬﺷﺘﻪ از اﯾﻨﻬﺎ، رﻫﺒﺮ PMO ﺑﺎﯾﺪ اﻃﻤﯿﻨﺎن ﺣﺎﺻﻞ ﮐﻨﺪ ﮐﻪ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ﻓﻘﻂ زﻣﺎﻧﻰ ﺷــﺮوع ﻣﻰ ﺷــﻮﻧﺪ ﮐﻪ ﻗﺒﻞ از آن، ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺷﻨﺎﺳــﺎﯾﻰ ﺷﺪه و در ﻣﺤﻞ ﻗﺮار ﮔﺮﻓﺘﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ. ﻗﺼﻮر در ﺣﺼﻮل اﻃﻤﯿﻨﺎن از اﯾﻦ ﻧﯿﺎز اﺳﺎﺳــﻰ ﭘﺮوژه، ﺑﻪ اﯾﻦ ﻣﻌﻨﺎﺳــﺖ ﮐﻪ اﯾــﻦ ﭘﺮوژه ﺗﻘﺮﯾﺒﺎً ﻫﯿﭻ اﻣﮑﺎﻧﻰ ﺑــﺮاى ﺗﮑﻤﯿﻞ در زﻣﺎن ﻣﻘﺮر 
ﻧﺪارد- ﺣﺘﻰ ﻗﺒﻞ از آﻧﮑﻪ آﻏﺎز ﺷﻮد.
 ﭘﺮوﻧـﺪه ﮐﺎرى )Business Case( را اﺳـﺘﺎﻧﺪارد ﻃﻼﯾـﻰ ﻗﺮار دﻫﯿﺪ. ﻣﺘﺄﺳﻔﺎﻧﻪ ﺑﺴﯿﺎرى از PMOﻫﺎ ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﺳﻨﺪ اوﻟﯿﻪ ﺛﺒﺖ ﺷﺪه ﺑﺮاى آﻏﺎز ﯾﮏ ﭘﺮوژه، ﺑﺮ ﻣﻨﺸﻮر ﭘﺮوژه ﺗﮑﯿﻪ ﻣﻰ ﮐﻨﻨﺪ. ﺑﺎ آﻧﮑﻪ ﻣﻨﺸــﻮر ﭘﺮوژه ﻗﻄﻌﺎً ﯾﮏ ﺳــﻨﺪ ﺿﺮورى اﺳﺖ، ﺗﻮﺟﻪ داﺷــﺘﻪ ﺑﺎﺷﯿﺪ ﮐﻪ ﮐﺎرﺑﺮدى ﻣﺘﻔﺎوت ﺑﺎ ﭘﺮوﻧﺪه ﮐﺎرى" دارد. ﭘﺮوﻧــﺪه ﮐﺎرى ﺑﺮ ﭼﻪ" ﺗﻤﺮﮐﺰ دارد، در ﺣﺎﻟﻰ ﮐﻪ ﺗﻤﺮﮐﺰ ﻣﻨﺸــﻮر ﭘﺮوژه ﺑﺮ ﭼﮕﻮﻧﻪ" اﺳﺖ.

7 ﻋﻨﺼﺮ ﺑﺮاى ﺗﻌﺮﯾﻒ ﯾﮏPMO

1396/09/27
12:25
امیرحسین ستوده بیدختی
ﻗﺒــﻞ از آﻧﮑــﻪ ﺑﺘﻮاﻧﯿﺪ ﯾــﮏ PMO را راه اﻧﺪازى ﮐﻨﯿﺪ، ﺑﺎﯾــﺪ اﺑﺘﺪا ﻫﺪف و ﻣﻘﺼــﻮد و ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ دورﻧﻤﺎى آﻧﺮا ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﻨﯿﺪ. ﺑﺪون ﭼﻨﯿﻦ ﭘﺎﯾﻪ اى، ﺗﻤﺎﻣﻰ ﮐﺎرﻫﺎى دﯾﮕﺮ ﺷﻤﺎ ﺑﻪ ﺧﻄﺮ ﺧﻮاﻫﺪ اﻓﺘﺎد. اﯾﻦ اﻃﻼﻋﺎت در اﺧﺘﯿﺎر ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﺎن، ذى ﻧﻔﻌــﺎن و ﮐﺎرﮐﻨﺎن ﺧﻮدﺗــﺎن ﻗﺮار ﺧﻮاﻫﺪ ﮔﺮﻓﺖ ﺗﺎ ﻫﻤﮕﻰ ﺑﺎ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ اى ﻣﺸﺘﺮك از اﻧﺘﻈﺎرات، ﮐﺎر را آﻏﺎز ﻧﻤﺎﯾﻨﺪ.

 ﻣﺄﻣﻮرﯾﺖ (Mission): ﻣﺄﻣﻮرﯾﺖ ﺗﻮﺿﯿﺢ ﻣﻰ دﻫﺪ ﮐﻪ PMO ﭼﻪ ﮐﺎرى اﻧﺠــﺎم ﻣﻰ دﻫﺪ، ﭼﮕﻮﻧﻪ آﻧﺮا اﻧﺠﺎم ﻣﻰ دﻫﺪ، و ﺑﺮاى ﭼﻪ ﮐﺴــﻰ. اﯾﻦ، ﯾﮏ ﺑﯿﺎﻧﯿﻪ ﺧﯿﻠﻰ ﮐﻠﻰ اﺳــﺖ ﮐﻪ ﻣﻌﻤﻮﻻً PMO را ﺑﺎ ارزش ﻫﺎﯾﻰ ﮐﻪ ﺑﺮاى ﮐﺴﺐ و ﮐﺎر اﯾﺠﺎد ﻣﻰ ﮐﻨﺪ، ﻫﻤﺎﻫﻨﮓ ﻣﻰ ﺳﺎزد.
 ﺣﺎﻣﻰ ﻣﺎﻟﻰ (Sponsor): ﻫﻤﻪ ﺳــﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺣﺎﻣﻰ ﻣﺎﻟﻰ ﻧﺪارﻧﺪ، اﻣﺎ PMO ﻣﻌﻤﻮﻻً دارد. ﺣﺎﻣﻰ ﻣﺎﻟﻰ، ﮐﺴــﻰ اﺳــﺖ ﮐﻪ ﻣﺴﺌﻮل ﺗﻬﯿﻪ وﺟﻪ ﺑﺮاى PMO اﺳــﺖ، و در ﺑﺴﯿﺎرى از ﻣﻮارد، ﻣﺪﯾﺮى اﺳﺖ ﮐﻪ PMO ﺑﻪ او ﮔﺰارش ﻣﻰ دﻫﺪ.
 ﻣﺸـﺘﺮﯾﺎن (Customers): ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن، اﻓﺮاد ﯾﺎ ﮔﺮوه ﻫﺎى اﺻﻠﯿﻰ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﻣﺰاﯾﺎى ﻣﺤﺼﻮﻻت و ﺧﺪﻣﺎت اراﺋﻪ ﺷﺪه از ﺳﻮى PMOى ﺷــﻤﺎ را درﯾﺎﻓﺖ ﻣﻰ ﮐﻨﻨﺪ. ﻣﻬﻢ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺗﺸﺨﯿﺺ دﻫﯿﺪ ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن ﺷﻤﺎ ﭼﻪ ﮐﺴــﺎﻧﻰ ﻫﺴﺘﻨﺪ. آﻧﻬﺎ ﺑﺎﯾﺪ ﮐﺴــﺎﻧﻰ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ PMO ﺑﺮ آﻧﻬﺎ ﺗﻤﺮﮐﺰ ﻣﻰ ﮐﻨﺪ ﺗﺎ ﺑﻪ اﯾﺸﺎن ﮐﻤﮏ ﮐﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﻪ اﻫﺪاف ﭘﺮوژه و ﮐﺴﺐ و ﮐﺎرﺷﺎن دﺳﺖ ﯾﺎﺑﻨﺪ.
 ذى ﻧﻔﻌـﺎن (Stakeholders): اﯾﻨﻬــﺎ اﻓﺮاد ﯾﺎ ﮔﺮوه ﻫﺎى ﺧﺎﺻﻰ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﻋﻼﻗﻪ ﯾﺎ ﻧﻔﻌﻰ ﺟﺰﺋﻰ در ﻣﺤﺼﻮﻻت و ﺧﺪﻣﺎﺗﻰ ﮐﻪ PMOى ﺷــﻤﺎ اراﺋﻪ ﻣﻰ ﮐﻨﺪ، دارﻧﺪ. ذى ﻧﻔﻌﺎن داﺧﻠﻰ ﻣﻰ ﺗﻮاﻧﻨﺪ ﺳــﺎزﻣﺎن ﻫﺎﯾﻰ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﺎ آﻧﻬﺎ ﮐﺎر ﻣﻰ ﮐﻨﯿﺪ، اﻣﺎ ﻣﺴﺘﻘﯿﻤﺎً زﯾﺮ ﭼﺘﺮPMO  ﻧﯿﺴﺘﻨﺪ.
 اﻫﺪاف )Objectives(: اﻫﺪاف، اﻇﻬﺎرات ﻣﺸــﺨﺼﻰ ﻫﺴــﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺗﺸــﺮﯾﺢ ﻣﻰ ﮐﻨﻨﺪ PMO ﺳــﻌﻰ دارد در ﮐﻮﺗﺎه ﻣــﺪت، اﺣﺘﻤﺎﻻً ﻇﺮف ﻣﺪت ﯾﮏ ﺳﺎل، ﭼﻪ ﭼﯿﺰى را ﺑﻪ دﺳﺖ آورد. اﻫﺪاف ﺑﺎﯾﺪ در ﺳﻄﺢ ﭘﺎﯾﯿﻦ ﻧﻮﺷــﺘﻪ ﺷــﻮﻧﺪ ﺗﺎ در ﭘﺎﯾﺎن ﺳــﺎل ﺑﺘﻮان آﻧﻬﺎ را ارزﯾﺎﺑﻰ ﮐﺮد و دﯾﺪ ﮐﻪ آﯾﺎ ﺣﺎﺻﻞ ﺷﺪه اﻧﺪ ﯾﺎ ﺧﯿﺮ.
 ﻣﺤﺼـﻮﻻت/ ﺧﺪﻣﺎت (Products/ Services): ﻣﺤﺼﻮﻻت، اﻗﻼم ﻣﻠﻤﻮﺳــﻰ ﻫﺴــﺘﻨﺪ ﮐﻪ PMO ﺗﻮﻟﯿﺪ ﻣﻰ ﮐﻨــﺪ، و ﻧﻮﻋﺎً ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻧﺘﯿﺠﻪ ﯾﮏ ﭘﺮوژه، ﺳــﺎﺧﺘﻪ ﻣﻰ ﺷــﻮﻧﺪ. ﺧﺪﻣﺎت، اﺷﺎره دارد ﺑﻪ ﮐﺎر اﻧﺠﺎم ﺷﺪه ﺑﺮاى ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﺎن ﯾﺎ ذى ﻧﻔﻌﺎن ﮐﻪ ﺣﺎﺻﻞ آن، ﺗﻮﻟﯿﺪ اﻗﻼم ﻣﻠﻤﻮس ﻧﯿﺴــﺖ. ﺧﺪﻣﺎت ﺑﺎ ﺑﺮآورده ﮐﺮدن ﻧﯿﺎزﻫﺎى دﯾﮕــﺮان از ﻃﺮﯾﻖ ارﺗﺒﺎط و ﺗﻌﺎﻣــﻞ اﻓﺮاد، ارزش اﯾﺠﺎد ﻣﻰ ﮐﻨﺪ. PMO از ﻃﺮﯾﻖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﻣﺤﺼﻮﻻت و اراﺋﻪ ﺧﺪﻣﺎت، ﺑﻪ اﻫﺪاف ﺧﻮد دﺳﺖ ﻣﻰ ﯾﺎﺑﺪ.
 ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎى اﻧﺘﻘﺎﻟﻰ (Transitional Activities): ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫــﺎى اﻧﺘﻘﺎﻟــﻰ، ﭘﺮوژه ﻫــﺎ و ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎى ﺧﺎﺻﻰ ﻫﺴــﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﺮاى راه اﻧﺪازى PMO ﻻزم اﺳﺖ. اﮔﺮ PMO ﺟﺪﯾﺪ ﺑﺎﺷﺪ، اﯾﻦ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ ﮐﺎر ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﺮاى ﺳﺎﺧﺖ و ﺗﺠﻬﯿﺰ اﯾﻦ ﺳﺎزﻣﺎن ﺟﺪﯾﺪ را ﺗﺸﺮﯾﺢ ﻣﻰ ﮐﻨﺪ.
ﺟﻨﺒــﻪ ﻫﺎى دﯾﮕﺮى از ﺳــﺎزﻣﺎن ﻧﯿﺰ وﺟﻮد دارد ﮐﻪ ﻣﻰ ﺗــﻮان آﻧﻬﺎ را ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻧﻤﻮد، از ﺟﻤﻠﻪ: دﯾﺪﮔﺎه PMO، اﺻﻮل، اﻫﺪاف )Goals(، ﻣﻬﺎرت ﻫﺎ، ﻧﻘﺶ ﻫﺎ و ﻣﺴﺌﻮﻟﯿﺖ ﻫﺎ.

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

1396/04/14
05:08
امیرحسین ستوده بیدختی

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.

مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :

·      تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند

·      افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها

·      کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت

·      عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها

·      از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل

با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.

از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.


سطوح دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه بسته به نیاز سازمان‌های مختلف می‌تواند دارای سطوح مختلفی باشد.

سطح 1: دفتر پروژه:  دستیابی به دستاوردها و اهداف پروژه برای هزینه، زمان و استفاده از منابع

·      یک پروژه یا بیشتر

·      یک مدیر پروژه

 

سطح 2: دفتر مدیریت پروژه ابتدایی: تهیه روش‌شناسی استاندارد و قابل تکرار مدیریت پروژه برای استفاده در تمام پروژه‌ها

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      مدیر طرح

·      کارمند پاره‌وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 3: دفتر مدیریت پروژه استاندارد: برقراری ظرفیت و زیرساخت برای پشتیبانی و اداره محیط به هم مرتبط پروژه

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      مدیر ارشد طرح

·      کارمندان پاره‌وقت و تمام وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 4: دفتر مدیریت پروژه پیشرفته: بکارگیری ظرفیت مدیریت پروژه جامع و یکپارچه برای دستیابی به اهداف کسب و کار

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      راهبر دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی و پشتیبانی مستقل دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 5: مرکز تعالی: مدیریت بهبود مستمر و همکاری بین واحدی جهت دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار

·      چندین طرح

·      قائم مقام یا راهبر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی مستقل دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان پشتیبانی در گستره سازمان

 

کارکردهای دفتر مدیریت پروژه

 

دفتر مدیریت پروژه 20 کارکرد اصلی دارد که در 5 گروه دسته‌بندی می‌شوند. دفاتر مدیریت پروژه‌ در سطوح مختلف می‌بایست میزان مورد نیاز و مناسب‌سازی شده‌ای از این کارکردها را پوشش دهند. در ادامه توضیح مختصری درباره این کارکردها ارایه شده است:

 

مدیریت راهکارها(Practice management): رویکرد عمومی و چارچوب مرجع برای هدایت فعالیت‌های مدیریت پروژه در سازمان را تهیه‌ می‌کند. این حوزه وظیفه استانداردهای عملکرد پروژه را مشخص می‌کند؛ فرایندها، ابزارها و شیوه‌های مدیریت پروژه را مستقر می‌کند؛ و محیط مدیریت پروژه مشارکتی را خلق می‌کند که شامل دسترسی به آرشیوهای پروژه و کتابخانه منابع می‌باشد. این حوزه بر توسعه قابلیت مدیریت پروژه‌ موثر سازمانی در سطح پروژه متمرکز می‌شود. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      روش‌شناسی مدیریت پروژه

·      ابزارهای مدیریت پروژه

·      استانداردها و سنجه‌ها

·      مدیریت دانش پروژه

مدیریت زیرساخت(Infrastructure Management): استقرار محیط مدیریت پروژه حرفه‌ای را تسهیل می‌کند. این حوزه وظیفه وضعیت فعلی مدیریت پروژه را بررسی می‌کند. در طراحی برنامه‌ها برای وضع آتی مشارکت می‌کند و رویه‌ها و مکانیزم‌های از قلم افتاده‌ای را به سازمان معرفی می‌کند که برای رسیدن به شایستگی و بلوغ نیازمند آن هستند. همچنین به تعریف ساختار پروژه و درگیری لازم صاحبان منافع برای پشتیبانی از عملکرد موفق پروژه و تهیه تسهیلات و تجهیزات لازم برای دستیابی به اهداف پروژه کمک می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      اداره پروژه

·      تخمین‌ها

·      سازمان و ساختار

·      پشتیبانی تسهیلات و تجهیزات

یکپارچگی منابع(Resource Integration): شایستگی، در دسترس بودن و عملکرد منابع پروژه را مدیریت می‌کند. این حوزه وظایف، دفتر مدیریت پروژه را برای همکاری با مدیران منابع جهت جذب، تخصیص و مدیریتِ مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه فعال می‌سازد. به دفتر مدیریت پروژه اجازه اداره آموزش در محیط مدیریت پروژه را می‌دهد؛ دفتر مدیریت پروژه را برای شکل دادن به پیشرفت کارراهه مدیران پروژه فعال می‌کند و جنبه‌های پشتیبانی تیم پروژه را توسعه می‌دهد. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مدیریت منابع

·      آموزش

·      توسعه کارراهه

·      توسعه تیم

پشتیبانی فنی(Technical support): مشاوره و پشتیبانی در زمینه مدیریت پروژه را برای مدیران و تیم پروژه مهیا می‌کند. در این حوزه وظیفه با استفاده اهرمی از توانایی، دانش و تجربه مدیران پروژه خبره در دسترس هدایت و مربی‌گری در محیط مدیریت پروژه ایجاد می‌شود. این حوزه دامنه‌ای از برنامه‌ریزی پروژه، تسهیلات و فعالیت‌های پشتیبانی را تهیه می‌کند؛ برنامه‌ها، هدایت‌های روتین، ممیزی‌های خاص پروژه و بررسی مدیریت پروژه را انجام می‌دهد و در مواقع مورد نیاز بهبود و احیای پروژه را پشتیبانی می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مربی‌گری و هدایت

·      پشتیبانی از برنامه‌ریزی

·      ممیزی و بازرسی پروژه

·      بهبود و احیای پروژه

هم‌محور سازی کسب و کار(Business Alignment): چشم‌انداز و تصویر کسب و کار سازمان را به محیط پروژه معرفی می‌کند. این حوزه وظایف مدیریت سبد پروژه‌ها را سرپرستی می‌کند؛ درگیری مدیر‌عامل در مدیریت پروژه را، به لحاظ بررسی اثرات مدیریت پروژه بر عملکرد کسب و کار سازمان را تسهیل می‌کند و روابط با مشتری و پیمانکاران را جهت تسهیل نقش‌هایشان به عنوان صاحبان منافع پروژه مدیریت می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مدیریت سبد پروژه‌ها

·      روابط مشتریان

·      روابط پیمانکاران

·      عملکرد کسب و کار

چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

1396/02/6
06:07
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO) بخش یا گروهی از افراد است که استانداردهای مرتبط با مدیریت پروژه را در درون یک سازمان، تعریف و حفظ می کند. علاوه بر این، مسئولیت مهمتر PMO اجرا و انجام پروژه هایی است که تحت قلمروی قدرت آن قرار می گیرد.
ایجاد چنین ساختاری در درون یک شرکت، مزایای متعددی دارد، اما PMO چیزی نیست که نوعاً از همان ابتدا در شرکت آغاز به کار کند، خصوصاً در شرکت های کوچک. هیچ اندازه، درآمد، یا آرایش خاصی از یک شرکت وجود ندارد که نشان دهد زمان ایجاد یک PMO فرا رسیده است. با این حال، علائم زیر را می توان به عنوان نشانه هایی در نظر گرفت که حکایت از لزوم راه اندازی این دفتر دارد:
کار انجام نمی شود. با توجه به موفقیت شرکت و آنچه که ارائه می کنید، مواردی وجود دارد که در شرکت ایجاد گلوگاه می کند. به این معنی که سرعت کار بشدت کاهش می یابد، دوباره کاری به وجود می آید، و سایر پیامدهای حاصل از این نوع سوء مدیریت مشاهده می گردد.

در هر پروژه ای به نظر می رسد اولین بار است که چنین کاری را انجام می دهید. حتی اگر پروژه های مشابه را بارها انجام داده باشید، به نظر می رسد اولین بار است که با چنین پروژه ای مواجه شده اید. افراد نمی دانند چه باید بکنند، سؤالات ضروری مطرح نمی شوند مگر آنکه خیلی دیر شده باشد، اقلام قابل تحویل در گوشه ای مانده، کارها پیش نمی رود، ....

گروه واحدی وجود ندارد که بداند در شرکت چه می گذرد. هر کسی اطلاعات ناقص یا دید کوته نظرانه خود را در مورد امور دارد. هیچکس نمی داند موارد مختلف چگونه با یکدیگر مرتبط می شوند. ... و این آغاز ایجاد مشکلات است.


چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

1396/02/6
06:07
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO) بخش یا گروهی از افراد است که استانداردهای مرتبط با مدیریت پروژه را در درون یک سازمان، تعریف و حفظ می کند. علاوه بر این، مسئولیت مهمتر PMO اجرا و انجام پروژه هایی است که تحت قلمروی قدرت آن قرار می گیرد.
ایجاد چنین ساختاری در درون یک شرکت، مزایای متعددی دارد، اما PMO چیزی نیست که نوعاً از همان ابتدا در شرکت آغاز به کار کند، خصوصاً در شرکت های کوچک. هیچ اندازه، درآمد، یا آرایش خاصی از یک شرکت وجود ندارد که نشان دهد زمان ایجاد یک PMO فرا رسیده است. با این حال، علائم زیر را می توان به عنوان نشانه هایی در نظر گرفت که حکایت از لزوم راه اندازی این دفتر دارد:
کار انجام نمی شود. با توجه به موفقیت شرکت و آنچه که ارائه می کنید، مواردی وجود دارد که در شرکت ایجاد گلوگاه می کند. به این معنی که سرعت کار بشدت کاهش می یابد، دوباره کاری به وجود می آید، و سایر پیامدهای حاصل از این نوع سوء مدیریت مشاهده می گردد.

در هر پروژه ای به نظر می رسد اولین بار است که چنین کاری را انجام می دهید. حتی اگر پروژه های مشابه را بارها انجام داده باشید، به نظر می رسد اولین بار است که با چنین پروژه ای مواجه شده اید. افراد نمی دانند چه باید بکنند، سؤالات ضروری مطرح نمی شوند مگر آنکه خیلی دیر شده باشد، اقلام قابل تحویل در گوشه ای مانده، کارها پیش نمی رود، ....

گروه واحدی وجود ندارد که بداند در شرکت چه می گذرد. هر کسی اطلاعات ناقص یا دید کوته نظرانه خود را در مورد امور دارد. هیچکس نمی داند موارد مختلف چگونه با یکدیگر مرتبط می شوند. ... و این آغاز ایجاد مشکلات است.


سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه

1395/12/25
01:12
امیرحسین ستوده بیدختی
سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه
سطح اول بلوغ دفتر مدیریت پروژه

اولین سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه مربوط به دفتر پروژه است که بیشتر بر پایش پروژه متمرکز بوده و شکل اولیه از PMO در یک سازمان می باشد.
این دفتر با اعمال نفوذ و نظارت بر پروژه، بکارگیری دستورالعملها و رویه های مدیریت پروژه که توسط یک PMO دیگر در سطح بالاتر تدوین می شود را در سطح یک پروژه خاص تضمین می نماید.
در واقع به دلیل اینکه دفتر پروژه بطورکامل یک پروژه را پشتیبانی میکند و کلیه رویه ها، استانداردها، ابزار و تکنیکهای تعیین شده توسط PMO سطوح بالاتر را برای هر کدام از پروژهها اجرایی می نماید لذا نقش مهمی در این پیوستار ایفا کرده و متضمن بهبود فرآیند مدیریت پروژه در سطح عملیاتی است.

بلوغ pmo
سطح دوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

دومین سطح مختص به دفتر مدیریت پروژه پایه می باشد که بر کنترل فرآیندها تمرکز داشته و اولین سطح است که PMO چندین پروژه را تحت کنترل و نظارت دارد.
در واقع یک موجودیت سازمانی برای پیگیری و اعمال رویه ها و سیاست های سازمان در مدیریت پروژه به کلیه پروژه های تحت پوشش است و تحت هدایت و سرپرستی یک مدیر برنامه می باشد.
سطح سوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


سطح سوم دفتر مدیریت پروژه استاندارد است که از فرآیندها پشتیبانی نموده و بیانگر یک دفتر مدیریت پروژه کامل و جامع می باشد.
کارکردهای PMO در این سطح در راستای ترویج تخصص مدیریت پروژه به یک قابلیت اساسی در سازمان و افزایش سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه می باشد.
این واحد نظارت و کنترل متمرکز و جامعی بر فعالیت های مدیریت پروژه در سازمان دارد و در واقع نوع و میزان تأثیر کارکردهای PMO در محیط مدیریت پروژه سازمان را تعیین می‌‌کند.

سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه

1395/12/25
01:12
امیرحسین ستوده بیدختی
سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه
سطح اول بلوغ دفتر مدیریت پروژه

اولین سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه مربوط به دفتر پروژه است که بیشتر بر پایش پروژه متمرکز بوده و شکل اولیه از PMO در یک سازمان می باشد.
این دفتر با اعمال نفوذ و نظارت بر پروژه، بکارگیری دستورالعملها و رویه های مدیریت پروژه که توسط یک PMO دیگر در سطح بالاتر تدوین می شود را در سطح یک پروژه خاص تضمین می نماید.
در واقع به دلیل اینکه دفتر پروژه بطورکامل یک پروژه را پشتیبانی میکند و کلیه رویه ها، استانداردها، ابزار و تکنیکهای تعیین شده توسط PMO سطوح بالاتر را برای هر کدام از پروژهها اجرایی می نماید لذا نقش مهمی در این پیوستار ایفا کرده و متضمن بهبود فرآیند مدیریت پروژه در سطح عملیاتی است.

بلوغ pmo
سطح دوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

دومین سطح مختص به دفتر مدیریت پروژه پایه می باشد که بر کنترل فرآیندها تمرکز داشته و اولین سطح است که PMO چندین پروژه را تحت کنترل و نظارت دارد.
در واقع یک موجودیت سازمانی برای پیگیری و اعمال رویه ها و سیاست های سازمان در مدیریت پروژه به کلیه پروژه های تحت پوشش است و تحت هدایت و سرپرستی یک مدیر برنامه می باشد.
سطح سوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


سطح سوم دفتر مدیریت پروژه استاندارد است که از فرآیندها پشتیبانی نموده و بیانگر یک دفتر مدیریت پروژه کامل و جامع می باشد.
کارکردهای PMO در این سطح در راستای ترویج تخصص مدیریت پروژه به یک قابلیت اساسی در سازمان و افزایش سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه می باشد.
این واحد نظارت و کنترل متمرکز و جامعی بر فعالیت های مدیریت پروژه در سازمان دارد و در واقع نوع و میزان تأثیر کارکردهای PMO در محیط مدیریت پروژه سازمان را تعیین می‌‌کند.

انواع PMO

1395/10/4
05:39
امیرحسین ستوده بیدختی
انواع PMO

در ده سال گذشته، دفاتر مدیریت پروژه (PMOها) به یکی از قسمت های متداول در بسیاری از سازمان های متوسط تا بزرگ تبدیل شده اند. در بسیاری از سازمان ها حتی چند PMO وجود دارد که هر یک از آنها مسئول یک دپارتمان عملیاتی است. به طور کلی می توان 5 نوع PMO را برشمرد:

    گزارش دهی پروژه: این نوع PMO قابلیت دیدن تمامی پروژه ها را دارد و گزارش های تلفیقی از وضعیت پروژه، بودجه، مدت زمان، مسائل و غیره ارائه می دهد. آنها این اطلاعات را از گزارشات وضعیت پروژه ها به دست می آورند. همچنین می توانند معیارهای خاصی را در مورد چگونگی انجام تمامی پروژه ها حفظ کنند- مثلاً درصد موفقیت پروژه ها.

    زیرساخت مدیریت پروژه: این نوع PMO به طور رسمی بیشتر درگیر چگونگی مدیریت پروژه هاست. این PMO استانداردها و دستورالعمل های مدیریت پروژه، و نیز قالب ها و فرآیندهای مشترک را ایجاد می کند. آنها همچنین می توانند مخازن پروژه را برای ذخیره سازی اطلاعات پروژه ها و مدیریت پروژه، پدید آورند.

    خدمات مدیریت پروژه: این PMOها علاوه بر ایجاد زیرساخت ها، خدماتی را به پروژه ها و مدیران پروژه ارائه می دهند که شامل آموزش و تربیت مدیران پروژه و اعضای تیم، حمایت از مدیران پروژه برای تأیید و تصدیق آنها، انجام ارزیابی پروژه، و موارد دیگر می باشد.

    PMOی استراتژیک: این PMOها علاوه بر ارائه موارد ذکر شده در بالا، مدیران پروژه ای را در اختیار دارند که پروژه ها را مدیریت می کنند. با این حال، آنها فقط تعداد اندکی مدیر پروژه بسیار قوی دارند که به پروژه های استراتژیک بزرگ تخصیص می دهند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مرکز برتری: این نوع PMO مشابه نوع چهارم است، با این تفاوت که خانه تمامی مدیران پروژه محسوب می شود. این PMO مسئول مدیریت تمامی پروژه های سازمان است. تمامی مدیران پروژه رسمی به این دفتر گزارش می دهند. رئیس این PMO مسئولیت این منابع مدیریت پروژه را بر عهده دارد و در هنگام نیاز، مدیران پروژه را به پروژه ها تخصیص می دهد.


انواع PMO

1395/10/4
05:39
امیرحسین ستوده بیدختی
انواع PMO

در ده سال گذشته، دفاتر مدیریت پروژه (PMOها) به یکی از قسمت های متداول در بسیاری از سازمان های متوسط تا بزرگ تبدیل شده اند. در بسیاری از سازمان ها حتی چند PMO وجود دارد که هر یک از آنها مسئول یک دپارتمان عملیاتی است. به طور کلی می توان 5 نوع PMO را برشمرد:

    گزارش دهی پروژه: این نوع PMO قابلیت دیدن تمامی پروژه ها را دارد و گزارش های تلفیقی از وضعیت پروژه، بودجه، مدت زمان، مسائل و غیره ارائه می دهد. آنها این اطلاعات را از گزارشات وضعیت پروژه ها به دست می آورند. همچنین می توانند معیارهای خاصی را در مورد چگونگی انجام تمامی پروژه ها حفظ کنند- مثلاً درصد موفقیت پروژه ها.

    زیرساخت مدیریت پروژه: این نوع PMO به طور رسمی بیشتر درگیر چگونگی مدیریت پروژه هاست. این PMO استانداردها و دستورالعمل های مدیریت پروژه، و نیز قالب ها و فرآیندهای مشترک را ایجاد می کند. آنها همچنین می توانند مخازن پروژه را برای ذخیره سازی اطلاعات پروژه ها و مدیریت پروژه، پدید آورند.

    خدمات مدیریت پروژه: این PMOها علاوه بر ایجاد زیرساخت ها، خدماتی را به پروژه ها و مدیران پروژه ارائه می دهند که شامل آموزش و تربیت مدیران پروژه و اعضای تیم، حمایت از مدیران پروژه برای تأیید و تصدیق آنها، انجام ارزیابی پروژه، و موارد دیگر می باشد.

    PMOی استراتژیک: این PMOها علاوه بر ارائه موارد ذکر شده در بالا، مدیران پروژه ای را در اختیار دارند که پروژه ها را مدیریت می کنند. با این حال، آنها فقط تعداد اندکی مدیر پروژه بسیار قوی دارند که به پروژه های استراتژیک بزرگ تخصیص می دهند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مرکز برتری: این نوع PMO مشابه نوع چهارم است، با این تفاوت که خانه تمامی مدیران پروژه محسوب می شود. این PMO مسئول مدیریت تمامی پروژه های سازمان است. تمامی مدیران پروژه رسمی به این دفتر گزارش می دهند. رئیس این PMO مسئولیت این منابع مدیریت پروژه را بر عهده دارد و در هنگام نیاز، مدیران پروژه را به پروژه ها تخصیص می دهد.


6 دلیل نیاز به دفتر مدیریت پروژه (PMO)

1395/10/1
10:40
امیرحسین ستوده بیدختی
6 دلیل نیاز به دفتر مدیریت پروژه (PMO)

    متدولوژی سازگار: در بسیاری از سازمان ها هر یک از بخش ها و گروه ها، پروژه ها را به شیوه خود انجام می دهد. ممکن است برخی از فرآیندها خیلی خوب عمل کند و بعضی دیگر وحشتناک باشد؛ نکته این است که هیچیک از آنها با دیگری یا با کل سازمان، سازگاری ندارد. PMO این امکان را فراهم می سازد که تمامی افراد شرکت، با یک زبان واحد صحبت کنند و فرآیندهای سازگار را دنبال نمایند.

    جنبه اقتصادی: برای یک شرکت، داشتن تایم شیت ها و فرم های مدیریت پروژه متعدد و متفاوت، که تولید و آموزش هر یک از آنها به پرسنل، هزینه های خاص خود را دارد، هیچ چیز عجیبی نیست. PMO راه حل های سازمانی مقرون به صرفه و پایدار را در شرکت پیاده می کند.

    دیدگاه های هدفمند: حامیان پروژه و مدیران پروژه دپارتمان ها ممکن است هر یک از دیدگاه خود وضعیت پروژه را مدنظر قرار دهند، به گونه ای که منافع بیشتری عایدشان گردد. اما PMO با توجه به وضعیت پروژه، نگاهی عینی و بی طرفانه به پروژه دارد.

    بهبود مستمر: یک دفتر مدیریت پروژه همواره در جستجوی راههای جدید و بهتر برای انجام کارهاست.

    گروه های برتر: ممکن است دپارتمان های یک سازمان، به دلیل تقاضاهای غیرواقعی یا زمانبندی غیرمنطقی، با یکدیگر اختلاف پیدا کنند. PMO می تواند وساطت کند و توجه همه را بر تصویر کلی متمرکز سازد؛ همچنین جلسات میان دپارتمان ها را تسهیل نماید تا علت های ریشه ای را شناسایی کنند و به گزینه های راه حل دست یابند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    کاهش هزینه ها: PMO می تواند هزینه های غیرضروری را کشف کند و کاهش دهد. از آنجا که منابع، کار خود را سریعتر انجام می دهند، درآمد خالص نیز افزایش خواهد یافت.

6 دلیل نیاز به دفتر مدیریت پروژه (PMO)

1395/10/1
10:40
امیرحسین ستوده بیدختی
6 دلیل نیاز به دفتر مدیریت پروژه (PMO)

    متدولوژی سازگار: در بسیاری از سازمان ها هر یک از بخش ها و گروه ها، پروژه ها را به شیوه خود انجام می دهد. ممکن است برخی از فرآیندها خیلی خوب عمل کند و بعضی دیگر وحشتناک باشد؛ نکته این است که هیچیک از آنها با دیگری یا با کل سازمان، سازگاری ندارد. PMO این امکان را فراهم می سازد که تمامی افراد شرکت، با یک زبان واحد صحبت کنند و فرآیندهای سازگار را دنبال نمایند.

    جنبه اقتصادی: برای یک شرکت، داشتن تایم شیت ها و فرم های مدیریت پروژه متعدد و متفاوت، که تولید و آموزش هر یک از آنها به پرسنل، هزینه های خاص خود را دارد، هیچ چیز عجیبی نیست. PMO راه حل های سازمانی مقرون به صرفه و پایدار را در شرکت پیاده می کند.

    دیدگاه های هدفمند: حامیان پروژه و مدیران پروژه دپارتمان ها ممکن است هر یک از دیدگاه خود وضعیت پروژه را مدنظر قرار دهند، به گونه ای که منافع بیشتری عایدشان گردد. اما PMO با توجه به وضعیت پروژه، نگاهی عینی و بی طرفانه به پروژه دارد.

    بهبود مستمر: یک دفتر مدیریت پروژه همواره در جستجوی راههای جدید و بهتر برای انجام کارهاست.

    گروه های برتر: ممکن است دپارتمان های یک سازمان، به دلیل تقاضاهای غیرواقعی یا زمانبندی غیرمنطقی، با یکدیگر اختلاف پیدا کنند. PMO می تواند وساطت کند و توجه همه را بر تصویر کلی متمرکز سازد؛ همچنین جلسات میان دپارتمان ها را تسهیل نماید تا علت های ریشه ای را شناسایی کنند و به گزینه های راه حل دست یابند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    کاهش هزینه ها: PMO می تواند هزینه های غیرضروری را کشف کند و کاهش دهد. از آنجا که منابع، کار خود را سریعتر انجام می دهند، درآمد خالص نیز افزایش خواهد یافت.

7 عنصر برای تعریف یک PMO

1395/09/20
07:34
امیرحسین ستوده بیدختی
7 عنصر برای تعریف یک PMO

    مأموریت: به صورت خیلی کلی بیان می کند که PMO چه کاری را انجام می دهد، چگونه، و برای چه کسی.

    حامی: تمامی سازمان ها دارای حامی نیستند، اما یک PMO نوعاً دارای حامی می باشد. حامی، شخصی است که مسئول سرمایه گذاری برای PMO است، و در بسیاری از موارد، مدیری است که PMO به او گزارش می دهد.

    مشتریان: مشتریان، افراد یا گروه های اصلیی هستند که از محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO استفاده می کنند.

    ذی نفعان: افراد یا گروه های خاصی هستند که به محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO علاقه مندند یا در آنها سهیم هستند.

    اهداف: اهداف، جملاتی فشرده هستند که بیان می کنند PMO سعی دارد در کوتاه مدت، احتمالاً طی یک سال، به چه چیزی دست یابد. اهداف باید در یک سطح پایین نوشته شوند، به گونه ای که در پایان سال بتوان آنها را ارزیابی نمود تا مشخص شود که آیا به دست آمده اند یا خیر.

    محصولات/ خدمات: محصولات، اقلام ملموسی هستند که PMO تولید می کند، و نوعاً به عنوان نتیجه یک پروژه، تولید می شوند. خدمات، به کارهایی اشاره دارد که برای کارفرمایان یا ذی نفعان انجام می شود و حاصل آن ایجاد یک قلم قابل تحویل ملموس نیست.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    فعالیت های وابسته: فعالیت های وابسته، فعالیت ها و پروژه های خاصی هستند که برای تکمیل PMO لازمند. اگر PMO جدید باشد، این فعالیت ها، کارهای لازم برای ساختن و انتصاب کارکنان سازمان جدید را تشریح می کند.

7 عنصر برای تعریف یک PMO

1395/09/20
07:34
امیرحسین ستوده بیدختی
7 عنصر برای تعریف یک PMO

    مأموریت: به صورت خیلی کلی بیان می کند که PMO چه کاری را انجام می دهد، چگونه، و برای چه کسی.

    حامی: تمامی سازمان ها دارای حامی نیستند، اما یک PMO نوعاً دارای حامی می باشد. حامی، شخصی است که مسئول سرمایه گذاری برای PMO است، و در بسیاری از موارد، مدیری است که PMO به او گزارش می دهد.

    مشتریان: مشتریان، افراد یا گروه های اصلیی هستند که از محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO استفاده می کنند.

    ذی نفعان: افراد یا گروه های خاصی هستند که به محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO علاقه مندند یا در آنها سهیم هستند.

    اهداف: اهداف، جملاتی فشرده هستند که بیان می کنند PMO سعی دارد در کوتاه مدت، احتمالاً طی یک سال، به چه چیزی دست یابد. اهداف باید در یک سطح پایین نوشته شوند، به گونه ای که در پایان سال بتوان آنها را ارزیابی نمود تا مشخص شود که آیا به دست آمده اند یا خیر.

    محصولات/ خدمات: محصولات، اقلام ملموسی هستند که PMO تولید می کند، و نوعاً به عنوان نتیجه یک پروژه، تولید می شوند. خدمات، به کارهایی اشاره دارد که برای کارفرمایان یا ذی نفعان انجام می شود و حاصل آن ایجاد یک قلم قابل تحویل ملموس نیست.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    فعالیت های وابسته: فعالیت های وابسته، فعالیت ها و پروژه های خاصی هستند که برای تکمیل PMO لازمند. اگر PMO جدید باشد، این فعالیت ها، کارهای لازم برای ساختن و انتصاب کارکنان سازمان جدید را تشریح می کند.

7 عنصر برای تعریف یک PMO

1395/09/20
07:34
امیرحسین ستوده بیدختی
7 عنصر برای تعریف یک PMO

    مأموریت: به صورت خیلی کلی بیان می کند که PMO چه کاری را انجام می دهد، چگونه، و برای چه کسی.

    حامی: تمامی سازمان ها دارای حامی نیستند، اما یک PMO نوعاً دارای حامی می باشد. حامی، شخصی است که مسئول سرمایه گذاری برای PMO است، و در بسیاری از موارد، مدیری است که PMO به او گزارش می دهد.

    مشتریان: مشتریان، افراد یا گروه های اصلیی هستند که از محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO استفاده می کنند.

    ذی نفعان: افراد یا گروه های خاصی هستند که به محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO علاقه مندند یا در آنها سهیم هستند.

    اهداف: اهداف، جملاتی فشرده هستند که بیان می کنند PMO سعی دارد در کوتاه مدت، احتمالاً طی یک سال، به چه چیزی دست یابد. اهداف باید در یک سطح پایین نوشته شوند، به گونه ای که در پایان سال بتوان آنها را ارزیابی نمود تا مشخص شود که آیا به دست آمده اند یا خیر.

    محصولات/ خدمات: محصولات، اقلام ملموسی هستند که PMO تولید می کند، و نوعاً به عنوان نتیجه یک پروژه، تولید می شوند. خدمات، به کارهایی اشاره دارد که برای کارفرمایان یا ذی نفعان انجام می شود و حاصل آن ایجاد یک قلم قابل تحویل ملموس نیست.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    فعالیت های وابسته: فعالیت های وابسته، فعالیت ها و پروژه های خاصی هستند که برای تکمیل PMO لازمند. اگر PMO جدید باشد، این فعالیت ها، کارهای لازم برای ساختن و انتصاب کارکنان سازمان جدید را تشریح می کند.
ارسال شده در:

هدف اصلی PMO

1395/09/14
09:57
امیرحسین ستوده بیدختی
هدف اصلی PMO

عجیب است که پس از حدود 20 سال کسب تجربه، هنوز در انجام وظایف PMOها مرتکب همان اشتباهات گذشته می شویم. هنوز قبل از فرآیند به ابزارها می اندیشیم، هنوز قبل از متدولوژی به فرآیند می پردازیم، و هنوز قبل از افراد بر متدولوژی تأکید می کنیم.

    بحث در مورد ابزارها قبل از فرآیند، خطایی بزرگ است که منجر به تصمیم گیری عجولانه در مورد سرمایه گذاری زودهنگام می شود.
    انتخاب فرآیند قبل از متدولوژی باعث می شود که PMO قدرت دیدن تصویر کلی را از دست بدهد، و در نتیجه از فرصت در پیش گرفتن یک رویکرد منطقی نسبت به مدیریت برنامه ها و سبدهای پروژه، چشم پوشی کند.
    صرف کردن وقت بر روی متدولوژی قبل از هدایت ذی نفعان و ایجاد یک گروه پشتیبانی قوی برای PMO، سرانجام منجر به عملکرد ضعیف و بیمارگونه PMO خواهد شد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


هدف هر PMO تنها یک چیز است: ایجاد ارزش. یک PMO تنها و تنها هنگامی ارزش ایجاد می کند که قادر باشد با توجه به تخصیص منابع به پروژه ها، برنامه ها، و سبدهای پروژه، به اتخاذ تصمیمات فرهیخته و مبتنی بر واقعیات بپردازد. اگر PMO یک سال پس از آغاز به کار نتواند دیدگاهی دقیق و به روز از تخصیص منابع داشته باشد، در مهمترین و تنها نقشی که در سازمان بر عهده دارد، شکست خواهد خورد.
یک PMO از طریق کمک به سازمان در مورد اینکه تصمیم بگیرد منابع خود را کجا سرمایه گذاری کند تا بیشترین بازگشت سرمایه را داشته باشد، ایجاد ارزش می کند. داشتن ابزارها، متدولوژی، تکنیک ها، و فرآیندها، همگی خوب است؛ اما آنها هیچیک هدف نیستند. PMOهای ارزش محور، آنهایی هستند که واقعاً دریافته اند که باید به طور پیوسته نقشه تخصیص منابع سازمان را ایجاد کنند، بپالایند، و به روز نمایند.


کنفرانس بین المللی عمران،معماری و شهرسازی با رویکرد سرمایه ملی - مطالب ابر PMO


کنفرانس بین المللی عمران،معماری و شهرسازی با رویکرد سرمایه ملی - مطالب ابر PMO,
شبکه اجتماعی فارسی کلوب | Buy Mobile Traffic | سایت سوالات